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21/07/2015
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A integração ganha força quando a comunicação é acessível!

Por Patrícia Bispo para o RH.com.br

No meio corporativo, já se tornou um "ditado popular" afirmar que uma empresa funciona como um organismo vivo. E isso não é por acaso. Afinal, cada setor precisa estar interligado e funcionando em harmonia com os demais, pois desse perfeito entrosamento surgirão os resultados que alavancarão o negócio. Contudo, para que este entrosamento aconteça a contento é necessário que a organização estimule, no mínimo, uma boa linha de comunicação e, consequentemente, a integração entre cada área e os próprios colaboradores que formam o time.

Uma empresa que tem apostado na integração dos seus setores é a Pöyry - multinacional de engenharia e consultoria, dedicada a um modelo de sustentabilidade equilibrada - balanced sustainability - e gestão responsável, que atende, globalmente, a clientes no setor industrial e de energia, e, localmente, a diversos mercados estratégicos. Isso pode ser percebido na prática graças ao Conectando Times - iniciativa lançada no primeiro semestre de 2015 e que surgiu para ampliar a comunicação e a integração entre as equipes e os departamentos da organização. Essa necessidade específica foi identificada através da pesquisa de engajamento global, a Pöyry Pulse.

Segundo Julia Salce, responsável pelo departamento de Comunicação da Pöyry na América Latina, após os resultados obtidos através da pesquisa de engajamento, que apontou a necessidade de se trabalhar a comunicação interna, uma das soluções encontradas pela companhia para melhorar sua gestão foi criar uma ação rápida. O Conectando Times é um evento compreende uma iniciativa planejada e ganhou formato através de um café da manhã que acontece a cada dois meses, com duração de duas horas, sempre com as participações das lideranças que se direcionam para os colaboradores da companhia. "A cada encontro, um diretor diferente apresenta-se à área que comanda, em um bate-papo informal com um grupo composto por até 15 colaboradores de departamentos distintos. Essas pessoas, por sua vez, poderão fazer perguntas, tirar dúvidas e compartilhar experiências de sua área de atuação. É uma rica troca de conhecimento", complementa Salce.

Vale destacar que este é um projeto coordenado pelo departamento de Comunicação, em parceria com a área de Recursos Humanos e, ainda, envolve todos os colaboradores da Pöyry. Por uma questão logística, a ação começou pelo escritório de São Paulo, mas deve ser ampliada para outras unidades.

Divulgação do Conectando Times - Desde que foi idealizado, o Conectando Times passou a ser divulgado para os talentos através de todos os canais de comunicação interna como, por exemplo, e-mail, Intranet, a newsletter interna chamada Pöyry Compartilha, além de posts veiculados no Yammer - a rede social usada pela corporação. Os gestores também possuem um importante papel nessa etapa, uma vez que passaram a dar informações sobre o programa nas reuniões mensais que são promovidas junto às suas respectivas equipes.

Preparação para as Edições - Duas semanas antes de cada encontro e com a ajuda dos diretores e dos gestores, são selecionados 15 colaboradores de diferentes áreas e níveis. No convite, que é enviado a cada um deles, por e-mail, a empresa estimula o colaborador para que, no dia do encontro, ele também participe ativamente com ideias, apresente sugestões de melhorias, bem como revele suas experiências vivenciadas na organização.

"No encontro realizado em maio passado, o diretor Nilson Niero apresentou a unidade de Estudos e Projetos Especiais. Na oportunidade, falou sobre a equipe que trabalha com ele, contou particularidades dos projetos desenvolvidos e curiosidades sobre os serviços prestados pela sua área. Tudo de forma interativa, descontraída e muito produtiva, abrindo oportunidade para a interação entre todos os presentes", cita Julia Salce, ao acrescentar que o encontro é registrado em ata e que retrata fielmente toda a discussão (perguntas e respostas na íntegra). O evento é complementado com o feedback recebido dos participantes, por meio de pesquisa de opinião enviada após o encontro. Essa ata é, então, compartilhada com a diretoria da empresa pela responsável pelo departamento de Comunicação da Pöyry na América Latina.

Tema Livre - Outro detalhe importante é que cada líder é livre para escolher o tema que deseja abordar e o modo como será realizado. Normalmente, o gestor inicia o encontro apresentando-se e contando um pouco da sua trajetória profissional. Depois, ele solicita que cada participante apresente-se também aos demais presentes ao encontro. A partir desse ponto, a liderança começa a falar sobre sua área, os projetos em andamento, os serviços oferecidos aos clientes e outros temas relacionados ao dia a dia do seu departamento. É nessa fase em que a maior parte da interação acontece de forma espontânea, uma vez que os participantes têm a oportunidade de fazer perguntas, tirar dúvidas, apresentar sugestões, pedir mais detalhes sobre o que está sendo exposto, entre outras formas de expressão.

"Depois do encontro, enviamos um e-mail de agradecimento aos participantes, acompanhada de uma rápida pesquisa de opinião. A ideia é avaliar se a iniciativa foi produtiva, conferir a relevância dos temas abordados, o interesse em participar de futuros encontros, o que pode ser melhorado e abrimos espaço para sugestões. Todo esse feedback é incluído à ata e compartilhado com a diretoria", detalha Salce, ao mencionar que por se tratar de uma atividade dos gestores para os colaboradores, o envolvimento dos líderes é completo. Inclusive, ela cita que o Conectando Times tornou-se uma ótima oportunidade para as lideranças apresentarem suas áreas e os escopos de atuação, os projetos em estão engajadas, contar curiosidades, mencionar as dificuldades enfrentadas, além de apresentarem como solucionaram os desafios junto aos clientes. Ou seja, os líderes compartilham as melhores práticas e também ficam cientes como as outras áreas atuam no dia a dia e como podem colaborar com a emrpesa de forma mais abrangente.

Benefícios - Segundo Julia Salce, os benefícios têm sido muito positivos, pois a empresa tem recebido muitos comentários dos colaboradores em relação à iniciativa e, além disso, as pessoas que participaram também já demonstram interesse em serem chamadas para as próximas edições do Conectando Times. "A iniciativa vem trazendo excelentes resultados, mas o maior benefício é, sem dúvida alguma a oportunidade da troca de conhecimento e de experiências entre as equipes das diversas unidades de negócio, valorizando o trabalho individual e em grupo, o que contribui para desenvolver uma nova perspectiva profissional. Ao conhecer as particularidades de outras áreas, abre-se para o colaborador a possibilidade de construir novas relações profissionais que podem contribuir para a realização de suas tarefas, no desenvolvimento de novas soluções de valor para os nossos clientes e também para própria a Pöyry", avalia.

Por fim, a responsável pelo departamento de Comunicação da Pöyry na América Latina lembra que um problema comum enfrentado pelas empresas é a comunicação interna, ou melhor, a falta ou ineficácia de diálogo entre as pessoas e as áreas. "Percebemos que nossos colaboradores conheciam muito bem os seus colegas diretos e a sua área de atuação, mas mantinham um relacionamento mais tênue com outras unidades de negócios na companhia, muitas vezes sem compreender exatamente o papel de cada uma delas e de que forma elas poderiam contribuir para o trabalho que desenvolvem ou como eles poderiam ajudar. Como em muitas empresas, somos pressionados por prazos, temos muitas tarefas simultâneas para gerenciar e realizar, projetos para entregar, propostas a desenvolver. Se não criarmos processos que promovam a interação entre as pessoas, elas acabam se isolando em seus ‘mundos'. Pode ser mais fácil enviar um e-mail ou uma mensagem instantânea. Entretanto, a ida até a mesa do colega - nosso ambiente open space favorece e estimula isso - para resolver alguma situação pode gerar soluções mais criativas e rápidas. É esse o tipo de comportamento que queremos estimular", conclui Julia Salce.

 

Palavras-chave: | Pöyry | Julia Salce | Conectando Times | integração | equipe |

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COMENTÁRIOS (1)
Vera Cecilia em 22/07/2015:
Julia Salce fez uma inovação muito interessante para os funcionários e para a empresa. Gostei muito. Inovar é sempre preciso para melhorar a integração entre as pessoas.

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