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02/05/2016
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Ser bem-vindo à empresa é um estímulo para o talento!

Por Patrícia Bispo para o RH.com.br

Existe um ditado popular que afirma: "A primeira impressão é a que fica". Em parte isso pode ser verdade, principalmente se chegarmos a um local, pela primeira vez, e não formos bem recepcionados. Quando ingressamos numa empresa, o mesmo acontece. Ou seja, dependendo da forma como formos "acolhidos" teremos uma percepção positiva ou, então, abaixo das expectativas e isso, por sua vez, pode impactar na chamada "primeira impressão". É justamente para evitar que os recém-chegados sintam-se deslocados que as empresas contam com os chamados Programas de Integração que, na verdade, vão bem além do que provocar uma receptividade amigável ao novo talento.

Na Softplan - organização que atua no segmento de gestão de softwares e que tem sua sede localizada em Florianópolis/SC, em junho de 2015, a companhia adotou uma nova forma de recepcionar os colaboradores que chegavam para contribuir com o time. Foi esse período que a empresa lançou o Programa Seja Bem-Vindo que tem como principais objetivos: promover a integração do colaborador, realizar o acompanhamento do talento nos primeiros meses de empresa e viabilizar avaliação do período de experiência.

De acordo com Paula de Sousa Rocha, analista de Desenvolvimento Humano e Organizacional da Softplan, o programa visa integrar e acompanhar efetivamente o novo colaborador, de forma que ele se sinta à vontade no novo ambiente, para que essa mudança seja menos traumática possível. Além disso, a iniciativa também visa que o profissional consiga mostrar o seu potencial ainda no período de experiência, dando subsídio ao líder para avaliá-lo com base em sua "produtividade".

"Na realidade, já existia na empresa um processo de integração de novos colaboradores, porém muito tímido e focado no padrinho. As responsabilidades e as principais atividades eram do padrinho, e esse colaborador não tinha preparo para o papel a não ser um e-mail com algumas orientações", relembra a analisa de DHO, ao acrescentar que outros pontos foram sendo observados como o longo tempo que o novo colaborador levava para mostrar o seu potencial, falta de clareza no entendimento das atividades, ausência de proximidade do coordenador com o novo colaborador, entre outros fatores. Estava claro que a empresa precisava fazer melhorias no processo e foi, então, que os dirigentes decidiram para criar um programa robusto e completo.

PREPARAÇÃO PARA O PROGRAMA - Como nada acontece do "dia para a noite", com o Programa Seja Bem-Vindo não foi diferente. Antes do lançamento, a iniciativa foi apresentada aos gerentes e aos coordenadores para captar a opinião e fazer qualquer ajuste, caso fosse necessário. O lançamento, por sua vez, foi feito através de treinamentos ministrados junto aos coordenadores e aos gerentes, bem como ganhou reforço com o envio de e-mail interno - divulgando para todos os colaboradores.

NA PRÁTICA - Na prática, o Programa Seja Bem-Vindo conta com três objetivos específicos:

1º- Integração do Colaborador: a equipe de Atratividade & Seleção (A&S) finaliza a contratação e a partir daí a equipe de Treinamento e Desenvolvimento (T&D) entra em cena. Uma semana antes começam os preparativos para o grande dia.

"O primeiro passo é fazer contato com o superior imediato do novo colaborador informando que o processo de integração do novo membro da equipe está iniciado, bem como, sua agenda para os primeiros dias. É escolhido um padrinho ou madrinha: um colega de trabalho que irá acompanhar o novo colaborador nos primeiros meses de empresa. O padrinho será sua referência e o auxiliará não apenas no que diz respeito às suas novas atividades, mas também em sua socialização, o que inclui ser apresentado aos novos colegas de trabalho e a cultura da organização. O padrinho escolhido recebe um comunicado com as orientações necessárias para bem exercer seu papel", esclarece Paula de Sousa Rocha.

Após todos os envolvidos serem comunicados sobre suas atividades e responsabilidades, a equipe de T&D prepara a trilha de treinamentos do novo colaborador. A trilha é criada em uma ferramenta Web que permite várias pessoas (cadastradas previamente) acessem on-line suas informações em tempo real. A carga horária desses treinamentos varia em função do cargo do novo colaborador, mas a maioria participa de treinamentos por cerca de u mês após sua admissão.

O link para a trilha é enviado para o novo colaborador em seu e-mail corporativo (ao qual terá acesso apenas no primeiro dia de trabalho) e para seu padrinho. O padrinho é quem vai gerenciar a trilha e acompanhar o andamento dos treinamentos. Alguns dias antes da entrada na empresa, é enviado para o novo colaborador um e-mail de boas-vindas. Essa mensagem é informal e pessoal, contendo informações sobre o local onde irá trabalhar, quem o estará esperando, a programação dos primeiros dias e informações do padrinho com foto.

No primeiro dia o novo colaborador é recepcionado pela equipe de T&D, que o direciona para o treinamento de integração, que acontece no primeiro dia do novo colaborador e onde são apresentadas todas as informações importantes da empresa e de suas unidades de negócio. Ele recebe também um kit boas-vindas que contém caderno, caneta, lápis, bolinha anti-stress, camiseta, uma caneca de porcelana para o cafezinho e um calendário, todos personalizados, com as cores e logo da empresa.

2º- Acompanhamento do período de experiência: o acompanhamento do período de experiência é importante para que o novo colaborador se sinta à vontade e bem integrado na equipe de forma que possa demonstrar o seu potencial no menor tempo possível. Após o treinamento de integração o novo colaborador é encaminhado ao seu padrinho que é responsável, juntamente com o seu líder imediato, por apresentá-lo à nova equipe. Os três primeiros meses são intensos e exigem um acompanhamento constante do padrinho e do líder imediato.

3º- Avaliação do período de experiência: as avaliações do período de experiência são feitas através de um sistema próprio desenvolvido internamente com essa finalidade específica. Todos os envolvidos na recepção do novo colaborador, inclusive ele mesmo, são avaliados no período de experiência.

"O novo colaborador responde a uma autoavaliação sobre sua integração e seu desempenho, sobre a atuação do padrinho e sobre a efetividade do Programa Seja Bem-Vindo. Seu líder imediato responde perguntas sobre o desempenho do novo colaborador e sobre a efetividade do Programa Seja Bem-Vindo. Já o padrinho responde sobre da sua atuação no papel de padrinho e também sobre a efetividade do Programa Seja Bem-Vindo. O DHO é responsável por gerenciar a aplicação das avaliações, gerenciar seus resultados e encaminhar sugestões aos líderes com base nas análises realizadas, que servem, inclusive, para melhorar o próprio programa", comenta a analista de Desenvolvimento Humano e Organizacional da Softplan, ao enfatizar que os coordenadores recebem uma síntese com respostas e resultados de cada colaborador. É por esse sistema, também, que os líderes respondem se efetivarão ou não o novo colaborador após 90 dias.

IMPORTÂNCIA DOS LÍDERES - Na visão de Paula de Souza Rocha, os líderes da Softplan possuem papel fundamental para o êxito do Programa Seja Bem-Vindo. Isso porque eles atuam de forma efetiva em todo o processo, principalmente nos três primeiros meses de permanência do recém-contratado. Para se ter uma ideia, uma semana antes da entrada do novo talento, as lideranças que assumem a responsabilidade de:

1) Preparar o ambiente - Mesa, cadeira, computador, instalações e acessos básicos, entre outros suportes para que o profissional exerça suas funções.

2) Enviar e-mail de boas-vindas - Na sexta-feira anterior à chegada do novo colaborador, recomenda-se enviar um e-mail informando que a equipe está pronta para recebê-lo.

3) Preparar padrinho -
Com base no perfil do novo colaborador e nas atividades que ele vai realizar, o superior imediato alinha com o padrinho, a recepção do novo colaborador, os treinamentos e atividades que ele deverá realizar e o que se espera dele.

4) Preparar equipe - Comunicar a equipe sobre a chegada do novo colaborador, informando: conhecimentos, experiências profissionais anteriores; função que irá assumir, entre outros.

5) Escrever cartão de boas-vindas - A empresa possui um cartão físico onde o líder escreve uma mensagem e os demais da equipe assinam.

São, ainda, atividades do líder durante o período de experiência do novo colaborador:

* Planejar as atividades do novo colaborador - Sugere-se que dentre as atividades programadas sejam planejados desafios para o novo colaborador. Um desafio deve ser uma atividade relacionada à função do novo colaborador, com um resultado esperado e uma meta de prazo para execução.

* Acompanhar a realização das atividades e treinamentos - Verificar se as atividades e treinamentos programados estão acontecendo conforme o planejado. Observar o desempenho do novo colaborador tanto em termos de produtividade como de qualidade das entregas feitas, avaliar necessidades de replanejamento nas atividades do novo colaborador e encaminhá-las se for o caso.

* Solicitar e fornecer feedbacks informais - Conversas informais perguntando sobre o dia a dia, as atividades, padrinho etc. Informar ao novo colaborador como está sendo vista sua atuação nas atividades que estiver desempenhando.

* Avaliação - Responder as avaliações enviadas referente ao desempenho e à integração do novo colaborador, bem como sobre o programa.

BENEFÍCIOS - Ao ser questionada sobre os benefícios que o Programa Seja Bem-Vindo trouxe à empresa e aos talentos internos, Paula de Souza Rocha é objetiva ao afirmar que estes são inúmeros. Ela destaca como exemplo: menos tempo para o colaborador se integrar a empresa, e uma vez bem integrado o profissional consegue mostrar seu potencial em menos tempo. Além disso, a estruturação do programa deu aos líderes mais subsidio para efetivar ou não o novo colaborador ao termino do período de experiência (90 dias) e por consequência houve uma melhora no clima organizacional, uma vez que o programa melhorou muito a comunicação. Tudo isso é possível porque as fases estão bem informadas fazendo assim que todos os envolvidos fiquem satisfeitos.

MENSURAÇÃO DE RESULTADOS - Os resultados do Programa Seja Bem-Vindo ocorrem através das avaliações respondidas pelo novo colaborador, pelo seu líder imediato e pelo padrinho. O sistema calcula três índices:
- Índice médio de Integração dos novos colaboradores - IMIC .
- Índice médio de Avaliação do Programa Seja Bem-Vindo - IMAP.
- Índice médio de Potencial do Novo Colaborador - IMPC.
Além dos índices, é importante frisar que todos os treinamentos que os novos colaboradores participam são avaliados e os resultados entram para o relatório gerencial mensal. Caso haja necessidade planos de ação são elaborados.

RECEPTIVIDADE - Paula Sousa Rocha comenta que a área de Desenvolvimento Humanos e Organizacional tem recebido muitos feedbacks positivos sobre o programa e especificamente, muitos elogios referentes aos e-mails enviados aos futuros colaboradores - iniciativa que parece algo simples, mas faz toda diferença quando o profissional está ansioso aguardando seu primeiro dia de trabalho.

Ela confirma, também, que é relevante manter iniciativas dessa natureza, pois uma empresa como a Softplan, que conta com quase 1.500 colaboradores e alguns atuando por todo Brasil, se faz necessária a utilização de ferramentas de gerenciamento principalmente nos assuntos relacionados à atração e à retenção de pessoas. "Como estamos dentro do primeiro ano de utilização do programa, ajustes e reforço do processo se fazem necessários, mas fazendo uma avaliação geral e segundo os índices extraídos das pesquisas estamos dentro das expectativas geradas para o período", finaliza a analista de DHO.

 

Palavras-chave: | Softplan | Programa Seja Bem-Vindo | Paula de Sousa Rocha | equipe |

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