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30/07/2012
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Ser organizado pode melhorar seu desempenho

Por Patrícia Bispo para o RH.com.br

"Eu me encontro na minha bagunça". Quantas vezes já você essa frase ou mesmo chegou a pronunciá-la quando precisou encontrar algo e se deparou com uma "tremenda desorganização" à sua frente? Citações como essas são ditas diariamente por pessoas que precisam, por exemplo, encontrar um documento - seja em casa ou mesmo no ambiente de trabalho, mas que não dispõem de muito tempo. Então, aliviam a situação ao afirmarem que aquela desordem é apenas uma aliada. Para José Luiz Cunha, CEO da OZ! Organize Sua Vida - empresa especializada em organização residencial e corporativa, isso é uma desculpa comum, atrás da qual pessoas desorganizadas costumam se esconder. "O hábito de manter essa bagunça em suas mesas de trabalho, suas gavetas e seus arquivos, vem da ilusão destas pessoas acharem que encontrão as coisas no meio do caos. Na verdade, não sabem por onde começar e defendem a falsa ideia de que organizar vai tomar muito tempo", afirma.
Em entrevista ao RH.com.br José Luiz Cunha, pontua fatores que levam as pessoas a serem ou não organizadas e os benefícios que manter as coisas em "ordem" gera, principalmente, para o dia a dia no trabalho. Confira a entrevista na íntegra e tenha uma agradável leitura!


RH.com.br - O que podemos "considerar" uma pessoa organizada?
José Luiz Cunha - Uma pessoa organizada investe tempo para planejar sua vida e o trabalho, e tem controle sobre o seu tempo e seu espaço. Na prática, a pessoa organizada é aquela que possui um sistema de agenda que funciona bem, o que a ajuda a fazer as coisas de forma mais produtiva. Essa pessoa não costuma perder compromissos nem prazos e não perde tempo tentando achar objetos, documentos ou arquivos no computador, pois sabe exatamente onde as coisas estão.

RH - É pertinente afirmar que um profissional que se mostra organizado no ambiente de trabalho, trouxe essa característica de sua vida pessoal?
José Luiz Cunha - De forma geral sim, mas não necessariamente. Com relação à organização, eu costumo classificar as pessoas em três tipos. Primeiro - organizado por natureza. Ou seja, aquela pessoa que gosta de organizar e que percebe claramente os benefícios da organização para a sua vida. Ela busca frequentemente dicas, ideias ou produtos que possam tornar sua vida mais simples e prática. A organização para essas pessoas é um hábito, saudável e natural. Em segundo lugar vem o organizado por necessidade que é aquela pessoa que, às vezes, é até desorganizada em casa ou nas suas coisas pessoais, mas no trabalho, por necessidade ou exigência da profissão, é organizado. Organiza porque precisa, mas organiza. E por último vem o que chamo de organizado crônico - aquele indivíduo que quer organizar tudo o tempo todo. Tem mania de limpeza e arrumação. É extremamente metódico, não pode ver nada fora do lugar e acaba, muitas vezes, incomodando as pessoas com quem convive. Se muito exagerado, pode chegar a ser considerada uma patologia.

RH - Toda pessoa organizada é obrigatoriamente metódica?
José Luiz Cunha - Certamente não. É bom sempre lembrarmos que ser organizado é para muitas pessoas um estado de espírito, uma coisa natural e que traz bem-estar e qualidade de vida. Isso não tem nada a ver com ser metódico.

RH - Diante de tanta exigência que o mercado faz sobre os profissionais, é comum encontrarmos talentos de vários níveis hierárquicos "suando a camisa", para colocar o ambiente de trabalho em ordem?
José Luiz Cunha - Muitas vezes as pessoas não sabem por onde começar a se organizar, não sabem que ferramentas ou que critérios utilizar ou não possuem motivação suficiente para colocar as coisas em ordem. Outras vezes ainda, deixam a bagunça chegar a tal ponto que torna o trabalho muito maior do que deveria. O segredo é não deixar a bagunça crescer e se isso aconteceu, dividir a organização em partes, fazendo um pouco de cada vez.

RH -
Quais os principais fatores que contribuem para que o indivíduo seja um profissional organizado?
José Luiz Cunha -
Primeiro é ter consciência quanto aos benefícios que a organização pode trazer para a sua performance e a produtividade no trabalho. Depois, investir tempo em planejamento e gerenciamento da agenda. É importante também investir um tempo na pesquisa e escolha das ferramentas ou no sistema mais adequado para ajudar na organização. A tecnologia dos smartphones, dos tablets e dos computadores, por exemplo, pode ajudar muito a deixar nosso trabalho mais prático e produtivo.

RH - Geralmente, o que contribui para que alguém torne o seu trabalho ambiente totalmente desorganizado?
José Luiz Cunha - A falta de planejamento nas tarefas e na agenda. O acúmulo de coisas e papeis sobre a mesa. A falta de controle nas pastas e nos arquivos do computador. A falta de categorização e de locais pré-definidos para guardar as coisas. Essas práticas fazem a pessoa criar o hábito de deixar tudo para a última hora, deixar tudo para depois, atrasar-se para compromissos e perder constantemente os prazos. É importante também prestar atenção e tomar cuidado com o ciclo vicioso que pode ser causado pela bagunça física. A bagunça física pode virar uma bagunça mental - que se traduz na perda de foco e concentração. Nessa sequência, viria a bagunça temporal - atrasos e descumprimento de prazos -, e finalmente bagunça emocional - sentimento de e falta de controle.

RH - Além da melhoria no desempenho, que benefícios um local de trabalho organizado gera ao funcionário?
José Luiz Cunha - A pessoa organizada é normalmente menos estressada, economiza tempo e dinheiro. Além disso, causa melhor impressão nos colegas e superiores e tem mais chances de crescer profissionalmente.

RH - A organização de uma pessoa influencia os demais colegas de trabalho?
José Luiz Cunha - Com certeza. Uma pessoa organizada pode ajudar e influenciar diretamente para que um trabalho de um colega seja entregue no prazo e com qualidade, assim como um líder desorganizado pode influenciar diretamente na queda de produtividade da sua própria equipe. Quando uma pessoa chega atrasada a uma reunião, perde documentos ou perde prazos, por conta da sua desorganização, está roubando tempo e produtividade de seus colegas. Isso não é bom para profissional algum.

RH -
Algumas pessoas afirmam que: "Minha desorganização é organizada e sempre encontro o que preciso". Isso é apenas uma desculpa para não colocar as coisas em ordem ou existe algum fundamento?
José Luiz Cunha - Isso é uma desculpa comum, atrás da qual pessoas desorganizadas costumam se esconder. Elas falam: "Eu me encontro na minha bagunça". O hábito de manter essa bagunça em suas mesas de trabalho, suas gavetas e seus arquivos, vem da ilusão destas pessoas acharem que encontrão as coisas no meio do caos. Na verdade, não sabem por onde começar e defendem a falsa ideia de que organizar vai tomar muito tempo. Isso acaba forçando a decisão de que é melhor deixar tudo como está. O que estas pessoas se esquecem, é que tudo pode piorar, sempre.

RH - Para quem busca o segredo de se tornar um profissional organizado, qual o melhor caminho a ser trilhado?
José Luiz Cunha - Para essas pessoas também posso sugerir alguns passos simples, que podem ser aplicados a partir desse momento. Primeiro: faça uma lista por ordem de importância, das coisas que te incomodam e precisam ser organizadas. Sua agenda, suas gavetas, seu armário, seu computador, sua mesa, o almoxarifado, o arquivo de documentos, entre outros. Segundo: liste também os benefícios que terá quando tiver tudo isso organizado. Terceiro: faça uma estimativa de quanto tempo poderá levar para cada tarefa. Quarto: defina quais dias e horários que você terá à sua disposição para efetuar essas tarefas. Quinto: agende os horários, quantos forem necessários. Podem ser 15 minutos por dia, logo que chegar ao escritório, às tardes de toda sexta-feira, aos sábados pela manhã. O que importa é que você tenha esses horários agendados para colocar as coisas em ordem. Sexto: estipule um prêmio a cada etapa que cumprir. E em sétimo: cumpra sua agenda.

RH - Essa mudança implica obrigatoriamente em atitudes comportamentais?
José Luiz Cunha - Organização pode ser um assunto extremamente emocional. Conheço algumas pessoas que resistem em se organizar melhor, por que isso poderia modificar seu "estilo", forçando-as, por exemplo, a serem "arrumadinhas", ou talvez sacrificando sua criatividade. Nada mais equivocado do que achar que a bagunça estimula a criatividade. Pelo contrário, a organização é que abre espaço para a criatividade. Muitas vezes, mudar hábitos e comportamentos não é uma coisa fácil. E para que isso ocorra é necessária, antes, uma mudança de percepção. A organização precisa ser percebida como algo que vai trazer benefícios para a vida da pessoa, abrindo espaço para a mudança de atitude e depois de comportamento.

 

Palavras-chave: | José Luiz Cunha | tempo | produtividade |

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COMENTÁRIOS (1)
Cleusa em 01/08/2012:
Em alguns casos a Organização se aprende numa faculdade de Administração, por exemplo, muitos aprendem estudando e é triste ver bagunça, além de feio também. Ser organizado é saber exatamente o que vai acontecer referente a vida toda, ou seja, o que pode e o que não pode ser feito. Acho incrível esta função a mais comunicativa em saber administrar uma vida ou uma empresa.

 
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