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24/03/2015
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Comunicação interna com apenas um clique

Por Patrícia Bispo para o RH.com.br

A tecnologia já sinalizou que está inserida em todas as esferas da vida humana e isso, inclui, incontestavelmente, o campo organizacional. Nesse contexto, novos recursos chegam para reforçar a Gestão de Pessoas, inclusive a comunicação entre os profissionais, o que possibilita um aumento substancial da produtividade e uma melhoria expressiva na qualidade de vida.

Isso é o que vem ocorrendo com a Gestão de Pessoas da Softplan - empresa que atua no segmento de gestão de softwares. Para se ter uma ideia, recentemente a companhia desenvolveu um aplicativo específico - o Softplan in - para reforçar a comunicação interna entre os mais de 1.500 colaboradores que formam seu time, mesmo que eles não estão presentes fisicamente em seus postos de trabalho.

Segundo Marcelo Silveira, gerente de Marketing e Desenvolvimento Humano e Organizacional da Softplan, esse app (aplicativo) disponibiliza, por exemplo, um classificado on-line, que permite a compra e a venda produtos pessoais no Mural Softplan. Além disso, o recurso é uma verdadeira "mão na roda" para outra ação da empresa, o Programa Carona Amiga - que estimula os colaboradores a darem caronas aos seus colegas de trabalho e, ao mesmo tempo, melhorar o trânsito da cidade. No app, o usuário pode ver e gerenciar o mapa de solicitação carona de um colega ou oferecer um lugar no seu carro, sem precisar muitos toques no smartphone.

O novo canal de comunicação também é mobile: o Softnews, informativo interno da empresa, pode ser acessado na palma da mão pelos profissionais. Nesse recurso tecnológico estará, ainda, disponível o Manual de Redes Sociais, que conta com as diretrizes de uso das redes sociais por colaboradores e outras informações em qualquer local.

Na visão do gerente de Marketing e Desenvolvimento Humano e Organizacional, é fundamental que a Softplan esteja em sintonia com seu público-alvo. "Em uma empresa de tecnologia, formada na sua grande maioria por colaboradores jovens, na casa dos 30 anos, que possuem e utilizam intensamente smartphones, o desenvolvimento de um app como ferramenta de comunicação interna era natural. Além disso, foi uma oportunidade de reunirmos em um único ambiente informações que circulam em diferentes meios. Outro ponto importante é que as notícias sobre a empresa agora acompanham nossos colaboradores aonde eles estiverem", explica ao se referir aos fatores que estimularam a organização a lançar o Softplan in.

Neste primeiro momento, o público-alvo do app é formado exclusivamente pelos trabalhadores da empresa. Contudo, no futuro, a ideia é permitir que outras pessoas que tenham interesse em informações sobre a empresa possam ter acesso a elas através do Softplan in. Na versão Número 01, para ter acesso ao aplicativo, os colaboradores precisam apenas fazer o download em uma das lojas virtuais em que está disponível gratuitamente e instalá-lo no seu telefone celular. Ao ser indagado sobre a forma como esse recurso foi apresentado aos profissionais, o executivo explica que a divulgação foi realizada através de outras ferramentas de comunicação, via TV corporativa e informativo interno, além de uma campanha fortalecida por e-mails marketing.

Já em elação à receptividade dos colaboradores em relação ao Softplan in, Marcelo Silveira mostra-se bem otimista. "A aceitação tem sido excelente, pois muitos profissionais inclusive já enviaram sugestões de melhoria que serão incorporadas na versão 2.0. Foram 274 downloads apenas no dia do lançamento. Apesar de termos pensado em uma pesquisa que mensure a satisfação com o uso do aplicativo, temos recebidos muitos e-mails elogiando a inciativa da empresa", comemora.

A comunicação interna na Softplan ganha um plus com a tecnologiaComunicação é Fundamental - Marcelo Silveira explica que a preocupação com a comunicação interna sempre foi uma constante na Softplan. No entanto, a empresa dobrou de tamanho nos últimos quatro anos e isso obrigou os dirigentes a darem uma atenção especial a esse aspecto. "Todos nós sabemos que a comunicação é o principal problema de qualquer empresa. E isso não é um fenômeno moderno. Chester Barnard escreveu um livro nos anos 30 intitulado ‘As Funções do Executivo', onde apontava, já naquela época, a comunicação como um problema organizacional que merecia a máxima atenção da empresa, pois comprometia sua coordenação. O que mudou de lá para cá é que a quantidade de meios disponíveis para a comunicação aumentou muito, porém a qualidade do processo não evoluiu na mesma proporção", detalha.

Vale destacar que a comunicação interna da Softplan é liderada pela área de Marketing em sinergia com a área de Recursos Humanos. As decisões tomadas, bem como as estratégias adotadas são acordadas entre as duas unidades, a primeira contribuindo com ideias e sugestões de como torná-la mais efetiva e a segunda apontando as necessidades e a relevância do que se pretende comunicar. Essa parceria tem melhorado significativamente o resultado do processo de comunicação corporativa.

Outros Canais - O gerente de Marketing e Desenvolvimento Humano sinaliza que a empresa conta com outros importantes canais de comunicação interna. "A Softplan possui vários mecanismos de comunicação interna. Temos uma TV Corporativa exibida nos ambientes de grande circulação de pessoas que possui duas programações distintas, uma voltada para os colaboradores que é exibida das 17h30 às 8h30 do dia seguinte e outra no intervalo das 12h às 14h, e mais outra direcionada para os visitantes. Além disso, utilizamos nosso site e as redes sociais para nos comunicarmos com nossos colaboradores, mas também com candidatos que desejam trabalhar na Softplan e a comunidade em geral", complementa.

Outra ferramenta valiosa para a organização é um informativo eletrônico, o Softnews, que tem periodicidade mensal. Há também uma ferramenta de compartilhamento que é conhecida como Colabore. Esta iniciativa é voltada exclusivamente para o público-interno e é dedicada principalmente ao compartilhamento de documentos e de campanhas de e-mail marketing. Ocasionalmente, quando há algum projeto de maior relevância a empresa cria hot sites para divulgações de informações relativas às novas ações. "No entanto, acreditamos que a melhor forma ainda é a boa e velha comunicação face a face. Por isso, nosso principal canal continua sendo a comunicação entre líderes e seus subordinados", pondera o executivo.

Importância de Comunicar - Quando indagado sobre a importância de se investir em ações de comunicação interna, Marcelo Silveira diz que para a Softplan ou qualquer outra organização do ramo de tecnologia de informação, cujo principal ativo é o conhecimento de seus colaboradores, comunicar é fundamental. Isso porque é através do ato de transmitir informações que é realizado o compartilhamento de ideias e consolidada a coordenação entre as equipes.

"Em minha avaliação esse problema se agrava em função de alguns fatores, todos presentes na Softplan: dispersão geográfica - temos várias unidades espalhadas pelo Brasil, o grande número de colaboradores - mais de 1.500 pessoas - e a variabilidade das atividades. Como temos uma empresa formada por especialistas, a função de cada colaborador varia muito, diferente do que acontece em uma linha de montagem, por exemplo. Entre os fatores que dificultam o processo de comunicação, o único não encontrado na empresa é a verticalização, ou seja, a existência de um grande número de níveis hierárquicos", conclui.

 

Palavras-chave: | Softplan | Marcelo Silveira | comunicação Interna | Softplan in |

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